CONDITIONS GENERALES DE VENTE – NOTIS EVENT

Les présentes conditions générales de vente s'appliquent, à l'exclusion de toute autre disposition, à toute inscription d'un participant (le «Participant») à un congrès, séminaires ou tout événement professionnel (ci-après l'«Événement») organisé par la société NOTIS Event, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Aix-en-Provence sous le numéro 888 326 253, dont le siège social se situe sis 355, Avenue Augustin Fresnel - 13100 Aix-En-Provence, représentée par Madame Karine TISSOT, en sa qualité de Directrice Générale & Madame Christelle NOCCELA en sa qualité de Présidente.

Le fait de s'inscrire à un Événement, en ligne ou en retournant le Bulletin d'inscription dûment rempli, implique une acceptation sans réserve, et dans leur intégralité, des présentes conditions générales de vente.

NOTIS Event se réserve le droit de modifier les termes des présentes conditions. Seules les conditions générales de vente en vigueur au jour de l'inscription s'appliqueront à l'inscription concernée.

Article 1. MODALITES DE L'INSCRIPTION 

Les inscriptions peuvent se faire :

• 1.1 En ligne sur le site www.notis-event.com
• 1.2 En complétant le bulletin d'inscription téléchargeable sur le site
• 1.3 Aucun autre moyen d'inscription ne sera accepté
• 1.4 Tarifs Étudiant : fournir copie de la carte Étudiant lors de l’inscription

Article 2. INSCRIPTION NOMINATIVE 

L'inscription est individuelle, nominative et non cessible. 

En aucun cas elle ne peut être échangée ou cédée en cas d'absence du participant.

Article 3. MONTANT DES DROITS D'INSCRIPTION 

Il correspondant à la grille tarifaire de l'évènement où le participant souhaite s'inscrire et  au statut du participant au moment du règlement. La date de l'envoi du paiement (cachet de la poste faisant foi) détermine le montant des droits d'inscription. Tout paiement non conforme au statut entraîne l'annulation de l'inscription.

Article 4. VALIDATION DE L'INSCRIPTION 

Le bulletin d'inscription dûment complété reste le seul support « contractuel », il doit être accompagné du règlement ou confirmé officiellement "Prise en Charge" pour être accepté ; le cachet de la poste faisant foi pour sa validité en cas de clôture des inscriptions. Tout changement de nom est considéré comme une annulation et donnera lieu à une nouvelle inscription payante au tarif en vigueur.

Article 5. PAIEMENT DE L'INSCRIPTION 

Tout paiement doit être effectué immédiatement et identifié crédité pour être validé. Pour tout paiement par virement, par CB ou chèque bancaire vous disposez d'un délai de 15 jours calendaire après votre inscription pour nous faire parvenir votre règlement. En cas de non-réception de votre paiement dans les délais fixés, votre inscription sera automatiquement annulée. En aucun cas, les paiements qui sont dus à La Société ne peuvent être suspendus ni faire l’objet d’une quelconque réduction ou compensation sans accord écrit de la part de la Société. À défaut de paiement à l’échéance, des pénalités égales au taux directeur (taux Refi) semestriel de la Banque centrale européenne (BCE), en vigueur au 1er Janvier ou au 1er Juillet selon la date du contrat, majoré de dix (10)points : soit 10,05%. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

La totalité du montant établi (participation, hôtellerie, inscription complémentaire) doit être versée impérativement avant la date de la manifestation.

Le règlement des services s’effectue exclusivement en euros :

• par CHEQUE BANCAIRE ou postal à l’ordre de NOTIS Event - 355 Avenue Augustin Fresnel 13100 Aix-En-Provence 
• par VIREMENT sur le compte bancaire suivant : 

Titulaire du compte : NOTIS Event

IBAN : FR76 1027 8090 6500 0202 7850 171

BIC : CMCIFR2A

Celui-ci doit-être clairement identifié en indiquant le nom et prénom du participant. Les frais de virement sont à la charge de l'intéressé. En cas de frais supportés par l'organisation, ils seront refacturés et majorés des frais de dossier.

• par CARTE DE CREDIT sur le site : www.notis-event.com 

Les cartes bancaires acceptées pour le paiement d’une commande sont les cartes des réseaux CARTE BLEUE/VISA, et MASTERCARD. Le prestataire pourra être amenée à demander au participant par e-mail ou téléphone des informations complémentaires sur l’identité de l’acheteur et du porteur de la carte bancaire. Le système de paiement de NOTIS Event a été confié à un prestataire spécialisé dans la sécurisation des paiements en ligne se conformant à la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS). Le participant doit s'assurer auprès de sa banque que la transaction sera acceptée. En cas d'échec de cette dernière, dès la 2ème tentative, des frais bancaires d'un montant de 5% du prix de l'inscription seront facturés au participant.

Si le paiement complet n’est pas effectué dans la période établie ou selon un accord mutuel consenti entre les parties, la société se réserve le droit d’annuler le contrat et de refuser l’accès à la manifestation. Pour les personnes qui ne se seront pas présentées au congrès, l’intégralité du montant des droits d’inscription sera facturée post-congrès. 

Article 6. PRISE EN CHARGE 

Est considérée comme prise en charge, toute inscription réglée par un organisme de formation, une société, un laboratoire pharmaceutique ou tout autre règlement n'étant pas émis personnellement par le participant lui-même 

Article 7. CONFIRMATION D'INSCRIPTION 

La confirmation auprès du participant se fait uniquement par E-mail pour chaque bulletin d'inscription. Vérifiez que votre adresse électronique soit bien mentionnée et lisible. En aucun cas la même adresse électronique ne peut être utilisée sur plusieurs inscriptions. Tout dossier « incomplet » ne sera pas traité et pris en considération en cas de clôture des inscriptions.

Article 8. INSCRIPTION NON VALIDÉE 

Le bulletin d'inscription non complété avec une adresse électronique manquante ne pourra être pris en considération, il sera mis en instance et « non prioritaire » en cas de clôture.

Article 9. FRAIS DE DOSSIER EN CAS DE MODIFICATION D'INSCRIPTION 

La somme de 10 euros HT sera facturée pour toute modification apportée à l'inscription au titre des frais de dossier.

Article 10. CLOTURE DES INSCRIPTIONS

La date sera communiquée sur la page de l'évènement, sur le site www.notis-event.com

Toutefois, dès que la capacité d'accueil est atteinte, la clôture est envisageable à tout moment et sans préavis. Les inscriptions reçues après cette date seront refusées (cachet de la poste faisant foi). Après la date de clôture le bulletin ne sera pas retourné à l'expéditeur ; le chèque sera annulé par nos soins.

Article 11. INSCRIPTION SUR PLACE 

Dans le cas où l'inscription sur place est possible, son prix peut-être majoré. Les inscriptions non régularisées avant la manifestation également majorées.

Article 12. VISITEURS 

La société se réserve le droit d’expulser toute personne dont l’attitude justifierait selon elle une telle mesure.

Article 13. DROIT DE RETRACTATION 

Le participant dispose d'un droit de rétractation qu'il peut exercer dans un délai de 14 jours calendaire, à compter de la confirmation de commande, sans avoir à justifier d'un motif. Le Participant qui souhaite user de son droit de rétractation doit le notifier, dans les délais légaux indiqués ci-dessus, en renvoyant le formulaire type joint en fin des présentes conditions générales de vente par écrit (Courrier ou e-mail : contact@notis-event.com) à la société NOTIS Event. Le prix de l'inscription lui sera alors remboursé, s'il avait été encaissé, dans un délai maximal de 14 jours.

En confirmant sa commande moins de 14 jours calendaires avant le début de l'Événement, le Participant accepte que l'exécution de la prestation de service commence avant la fin du délai de rétractation et renonce expressément à son droit de rétractation.

Article 14. ANNULATION 

Dans le cas où le délai de rétractation susvisé serait expiré, le Participant souhaiterait annuler sa participation à l'Événement, les conditions d'annulation ci-après s'appliqueront : Toute demande doit être envoyée par écrit (Courrier ou e-mail : contact@notis-event.com) à la société NOTIS Event. 

Article 15. REMBOURSEMENT 

Les annulations acceptées feront l’objet d’un remboursement suivant les dispositions ci-après : 

- Remboursement 100%* : Annulation jusqu’à 30 jours avant l’évènement

- Remboursement 50%* : Annulation entre 30 jours et 20 jours avant l’événement 

- Aucun Remboursement : Annulation moins de 20 jours avant l’événement

Les remboursements éventuels seront effectués après la manifestation, déduction faite des frais de dossier (10 euros HT). 

L’annulation d’hébergement n’est pas acceptée et ne peut pas faire l’objet d’un remboursement.

L'Agence NOTIS Event ne peut être tenu responsable des perturbations, grèves ou toutes manifestations extérieures pouvant empêcher la présence de l'intéressé et /ou entraîner l'annulation de l'événement.

Article 16. MODIFICATIONS 

En cas de nécessité, et notamment en cas d’absence d’un intervenant, l’Agence NOTIS Event se réserve le droit de modifier le programme de l’Évènement.

Article 17. BADGE NOMINATIF 

Sur présentation de l'accusé réception et d'une pièce d'identité, un badge nominatif est remis au participant dès son arrivée sur les lieux le jour de l'événement. Le badge d'accès est nominatif, non transférable et doit être porté pendant toute la durée de l'Événement. L'organisateur se réserve le droit d'effectuer un contrôle d'identité pendant l'Événement afin de s'assurer que celle-ci correspond à l'identité du porteur du badge.

Le Participant s’engage à respecter le règlement affiché à l’intérieur du site de l’Événement. L’Agence NOTIS Event se réserve le droit de refuser la participation à l’Événement de toute personne ne respectant pas cet engagement.

Article 18. APPLICATION DU REGLEMENT 

Le client accepte le présent règlement ainsi que toutes les nouvelles dispositions qui pourraient intervenir, imposées par les circonstances et adoptées par la société dans l’intérêt de la manifestation. Toute infraction au présent règlement peut entraîner l’exclusion d’un client contrevenant, sans mise en demeure préalable.

Article 19. PROPRIETE INTELLECTUELLE & DROIT A L’IMAGE

Les interventions des intervenants, les documents diffusés ou remis lors de l’Événement sont couverts par le droit d’auteur en application des articles L 111-1 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle. Aux termes de l’article L 122-4 du Code de la Propriété Intellectuelle « toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants-cause est illicite ». L’article L 122-5 de ce code n’autorise que « les copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective » et « les analyses et courtes citations », « sous réserve que soient indiqués clairement le nom de l’auteur et la source ». Toute représentation ou reproduction non autorisée, par quelque procédé que ce soit, ne respectant pas la législation en vigueur constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L 335-2 et L 335-3 du Code de la Propriété Intellectuelle. La responsabilité du Participant serait engagée si un usage non autorisé était fait des interventions, documents diffusés ou remis lors de l’Événement.

Le Participant est informé que l’Agence NOTIS Event ou l’un de ses prestataires pourront être amenés à réaliser des prises de vues et/ou des films dans le cadre de l’Événement. Sauf déclaration expresse contraire de sa part, le Participant autorise l’Agence ou l’un de ses prestataires à le photographier ou le filmer dans le cadre de l’Événement et à diffuser et reproduire ces images sur tous supports, dans le cadre de la communication sur l’Événement.

Les propos tenus par les intervenants lors de l’Événement le sont sous leur seule responsabilité. Il est de la responsabilité des Participants de vérifier la pertinence des opinions/recommandations formulées par les intervenants, notamment en matière médicale. L’Agence NOTIS Event ne peut être tenue responsable, directement ou indirectement, pour tout dommage ou perte causée par ou en lien avec les informations diffusées ou les présentations effectuées lors de l’Événement.

Article 20. DONNÉES PERSONNELLES 

Les informations recueillies font l'objet d'un traitement informatique destiné à la gestion de suivi de clientèle.   NOTIS Event se réserve le droit de collecter les informations nominatives et les données personnelles vous concernant. Elles sont nécessaires à la gestion des missions ainsi qu’à l’amélioration des services et des informations que nous vous adressons. Elles peuvent aussi être transmises aux sociétés partenaires qui contribuent à l’exécution des services et au paiement. Ces informations et données sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires.

Conformément à la loi du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition aux informations nominatives et aux données personnelles vous concernant, en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : contact@notis-event.com ou un courrier à l’adresse suivante : NOTIS Event, 355, Avenue Augustin Fresnel, 13100 Aix en Provence.

En acceptant ces Conditions Générales, vous acceptez et vous vous engagez à respecter notre politique de confidentialité.

Les données collectées sont destinées à l’usage de la Plateforme. Elles sont nécessaires au traitement et à la gestion du service proposé par la Plateforme à ses Utilisateurs.

Article 21. CLAUSE D’ARBITRAGE

Les parties contractantes s’accordent pour que tout litige, désaccord, question ou réclamation résultant de l’exécution ou de l’interprétation du présent contrat ou lié à celui-ci, directement ou 

indirectement, soit établi et définitivement porté près du Tribunal de Commerce d’Aix-en-Provence. Seuls les textes du présent règlement font foi. L’arbitrage sera conduit en accord avec les principes d’équités.

Sans préjudices à ce qui précède, la société se réserve le droit d’engager de telles procédures légales si nécessaire comme moyen de précaution auprès de la juridiction où les contractants ont leurs biens.

Article 22. DIVERS  

Les présentes conditions sont régies par la loi française.

Les présentes conditions générales de vente annulent et remplacent toutes les précédentes conditions générales dont la date est antérieure.

Dans l’hypothèse où l’une des dispositions des présentes serait considérée comme nulle en vertu d’une disposition légale ou réglementaire, présente ou future, ou d’une décision de justice revêtue de l’autorité de la chose jugée et émanant d’une juridiction ou d’un organisme compétent, cette disposition serait considérée comme étant non écrite, toutes les autres dispositions des conditions générales conservant force obligatoire entre les Parties.

Les présentes conditions générales de vente s'appliquent, à l'exclusion de toute autre disposition, à toute inscription d'un partenaire (le «Partenaire») à un congrès, séminaires ou tout événement professionnel (ci-après l'«Événement») organisé par la société NOTIS Event, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Aix-en-Provence sous le numéro 888 326 253, dont le siège social se situe sis 355, Avenue Augustin Fresnel - 13100 Aix-En-Provence, représentée par Madame Karine TISSOT, en sa qualité de Directrice Générale & Madame Christelle NOCCELA en sa qualité de Présidente.

Le fait de s'inscrire à un Événement, en retournant le formulaire de partenariat dûment rempli, implique une acceptation sans réserve, et dans leur intégralité, des présentes conditions générales de vente.

NOTIS Event se réserve le droit de modifier les termes des présentes conditions. Seules les conditions générales de vente en vigueur au jour de l'envoi du formulaire de partenariat (par courrier ou email) s'appliqueront au partenariat concerné.

Article 1. OBJET

Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une part l’agence NOTIS Event, dénommée « la Société », vendant les services définis ci-après, et d’autre part la personne physique ou morale, dénommée « le Partenaire », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini ci-dessous.

Les services et prestations proposés par NOTIS Event sont les suivants :

• Organisation et coordination d’évènements professionnels
• Conseil pour l’organisation d’évènements professionnels

Article 2. ACCORD DE PARTENARIAT

La Société établit un accord de partenariat, qui propose plusieurs formes de participation, les tarifs et les détails des formes de partenariats. A la fin de cet accord de partenariat, une confirmation signée est intégrée.

L’accord de partenariat contient également soit l’emplacement où le partenaire peut consulter les présentes conditions générales de ventes, soit les conditions générales de ventes dans leur intégralité.

L’accord de partenariat accepté vaut commande de services par le partenaire ; à compter de l’acceptation (par signature ou par e-mail) par le Partenaire de l’accord de partenariat, le partenaire est engagé auprès de la Société. La Société édite alors un devis et/ou une facture.

Toute commande implique l’adhésion sans réserve aux présentes conditions générales de ventes qui prévalent sur toutes les autres conditions, à l’exception de celles qui ont été acceptées expressément par la Société.

Toutes modifications de l’accord de partenariat, du devis, ou des conditions générales de vente ne peuvent résulter que d’un accord entre les parties.

Article 3. DOCUMENTS CONTRACTUELS

Les documents contractuels conclus entre les parties sont classés par ordre de priorité décroissante suivant :

• Accord de partenariat / Devis validé
• Conditions générales de ventes

Article 4. CONDITIONS D’ÉVOLUTION

La société se réserve le droit de modifier les articles des conditions générales de vente à tout moment. Toute nouvelle version entre en vigueur le jour suivant sa mise en ligne sur le site www.notis-event.com  et sera applicable à toute nouvelle proposition ou à tout avenant émis postérieurement à la date de sa signature.

Article 5. DÉLAI DE RETRACTATION

Le partenaire a la faculté d’annuler le contrat dans les 14 jours suivant sa signature par lettre recommandée ou email avec avis de réception. Si ce délai expire, notamment un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.

Article 6. CONDITIONS D’ANNULATION 

Outre les cas, précisés dans les présentes conditions générales, chaque partie est fondée à résilier le partenariat dans les cas prévus par la loi.

• 6.1 Toute demande d’annulation du Partenaire après le délai de rétractation entraînera de la part celui-ci le règlement à l’organisation de 50 % du montant de la participation. Si l’intégralité du contrat a été réglée par le client, la société procédera au remboursement du contrat à hauteur de 50 %.
• 6.2 Toute demande d’annulation à un mois de la date de l’événement sera rejetée et ceci entraînera de la part du partenaire le règlement à l’organisation de l’intégralité du montant de la participation.

Article 7. LES PRIX

• 7.1 Les tarifs des propositions de partenariats vendues sont ceux en vigueur au jour de l’envoi de l’accord de partenariat et du devis au partenaire. Ils sont libellés en euros. Ils sont présentés hors taxes pour les devis et factures et majorés de la TVA à 20%.
• 7.2 La totalité du montant établi doit être versé impérativement 30 jours avant la date de la manifestation. Le paiement des contrats conclu après cette date devra être effectué avant le début de la manifestation. Le règlement des services s’effectue exclusivement en euros :

Par chèque bancaire à l’ordre de :

NOTIS Event

355, Avenue Augustin Fresnel 

13100 Aix en Provence

Par virement :

Titulaire du compte : NOTIS Event

IBAN : FR76 1027 8090 6500 0202 7850 171

BIC : CMCIFR2A

• 7.3 Le règlement des services peut être échelonné sous réserve d’un accord préalable avec la société.
• 7.4 Si le paiement complet n’est pas effectué dans la période établie ou un accord mutuel consenti entre les parties, le sponsor devra payer à la société des intérêts sur le montant total, au taux de 2,5 % par mois depuis la date à laquelle le paiement est dû jusqu’à réception du montant complet par la société.
• 7.5 Des frais d’administration de dossier de 50,00 euros HT seront facturés en sus.
• 7.6 Aucun escompte n’est consenti en cas de paiement anticipé.
• 7.7 Une identification du numéro de TVA est requise pour la facturation. Les partenaires qui n’auront pas communiqué leur numéro de TVA pour les manifestations à l’étranger seront soumis à payer les frais relatifs à celle-ci.

Article 8. OBLIGATIONS ET DROITS DE LA SOCIETE : VIS-A-VIS DU PARTENAIRE 

• 8.1. La Société a l’obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire ses clients, dans la limite des services contractualisés. Si le présent contrat donne droit à l’attribution d’espace d’exposition, cette dernière est faite en respectant au maximum les vœux de chacun. Cependant, La Société se réserve le droit d’en modifier l’implantation en cas d’absolue nécessité, et ceci sans que l’exposant puisse prétendre à un quelconque dédommagement.
• 8.2 Toute décoration ou aménagement particulier doit être soumis à l’accord préalable de la société et à la charge du sponsor.

Article 9. LA LIMITATION DE RESPONSABILITE : VIS-A-VIS DU PARTENAIRE

• 9.1 La responsabilité de chacune des parties est limitée aux engagements souscrits par elles aux termes du contrat. En conséquence, la responsabilité de La Société ne peut notamment pas être engagée en cas de préjudices directs ou indirects liés à l’intervention en dehors du contrat d’un ou plusieurs prestataires.
• 9.2 En cas d’annulation de l’événement par le comité d’organisation ou par la Société pour quelle que raison que ce soit, l’intégralité des sommes versées à la Société lui sera remboursée. Ces dispositions prévalent, en cas de contraction, sur les conditions générales de vente de la Société.
• 9.3 La société ne pourra pas être responsable d’un quelconque retard ou d’un changement de date de la manifestation suite à une décision des directeurs.

Article 10. INSTALLATION/ENLEVEMENT : VIS-A-VIS DU PARTENAIRE

Les sponsors doivent respecter les délais mentionnés sur le dossier technique. L’exposant s’engage à respecter les horaires d’emménagement et de déménagement qui lui sont signifiés dans le dossier exposant. Jusqu’au déménagement complet des stands, il est obligatoire de prévoir un responsable de stand par le sponsor afin d’éviter les vols.

Article 11. ASSURANCE ET SECURITE : VIS-A-VIS DU PARTENAIRE

Les sponsors sont réputés connaître les mesures de sécurité imposées par les Pouvoirs publics. L’exposant doit être obligatoirement couvert par une police d’assurance responsabilité civile d’entreprise et une garantie dommages exposants pour les biens lui appartenant. La société décline toute responsabilité sur les points précédents. Quelle que soit la cause ou la nature des dommages éventuels, le sponsor et/ou ses sous-traitants éventuels déclarent avoir renoncé à tout recours contre la société.

Article 12. DEGRADATION : VIS-A-VIS DU PARTENAIRE 

Tous dégâts causés à la fois au bâtiment qui accueille la manifestation, aux structures des stands, aux sols par les produits exposés seront facturés au sponsor mis en cause.

Article 13. VISITEURS

La Société se réserve le droit d’expulser toute personne, le jour de la manifestation/mission, dont l’attitude justifierait selon elle une telle mesure.

Article 14. APPLICATION DU REGLEMENT

Le Partenaire accepte le présent règlement ainsi que toutes les nouvelles dispositions qui pourraient intervenir, imposées par les circonstances et adoptées par La Société dans l’intérêt de la manifestation/mission. Toute infraction au présent règlement peut entraîner l’exclusion d’un Client contrevenant, sans mise en demeure préalable.

Article 15. CLAUSE D’ARBITRAGE

• 15.1 Les parties contractantes s’accordent pour que tout litige, désaccord, question ou réclamation résultant de l’exécution ou de l’interprétation du présent accord de partenariat  ou lié à celui-ci, directement ou indirectement, soit établi et définitivement porté près du Tribunal de Commerce d’Aix-en-Provence. Seuls les textes du présent règlement font foi. L’arbitrage sera conduit en accord avec les principes d’équités.
• 15.2 Sans préjudices à ce qui précède, la Société se réserve le droit d’engager de telles procédures légales si nécessaire comme moyen de précaution auprès de la juridiction où les contractants ont leurs biens. 

Article 16. PROVISION FINALE

• 16.1 Cet accord de partenariat n’inclura sous aucune circonstance le programme de la manifestation.
• 16.2 Cet accord de partenariat pourra uniquement être modifié par les deux parties. Toute notification soumise par l’une ou l’autre des parties et/ou toute modification introduite à ce contrat doit être établie par écrit et signée par la même personne physique qui a signé ce contrat et doit être accepté dans tous les cas par les deux parties.
• 16.3 Des modifications partielles ne pourront rendre le cet accord de partenariat invalide.
• 16.4 Cet accord de partenariat prendra effet à la date de la signature. 

Article 17. CONFIDENTIALITÉ

Chaque Partie s’oblige à garder confidentielles et à s’abstenir d’exploiter, directement ou indirectement, à toute fin autre que la bonne exécution du Contrat toute stipulation contractuelle et toute informations déclarées confidentielles ou obtenues dans le cadre de la négociation et de l’exécution du Contrat, dès lors que ces informations ont un caractère sensible notamment sur un plan financier, déontologique, économique, technique, commercial, ou concernant les techniques, moyens et procédés de l’autre Partie. Il est entendu entre les parties que la Société peut divulguer des Informations confidentielles du Client à son sous-traitant, dès lors que celui-ci a besoin de connaître lesdites informations pour la fourniture des prestations.

Le Partenaire autorise expressément la Société à mettre en avant le travail réalisé pour lui à des fins de communication. 

Article 18. COLLECTE ET PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La société se réserve le droit de collecter les informations nominatives et les données personnelles vous concernant. Elles sont nécessaires à la gestion des missions ainsi qu’à l’amélioration des services et des informations que nous vous adressons. Elles peuvent aussi être transmises aux sociétés partenaires qui contribuent à l’exécution des services et au paiement. Ces informations et données sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires.

Conformément à la loi du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition aux informations nominatives et aux données personnelles vous concernant, en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : contact@notis-event.com ou un courrier à l’adresse suivante : NOTIS Event, 355, Avenue Augustin Fresnel, 13100 Aix en Provence.

En acceptant ces conditions générales de ventes, vous acceptez et vous vous engagez à respecter notre politique de confidentialité, que vous pouvez retrouver sur notre site www.notis-event.com 

Les données collectées sont destinées à l’usage de la Plateforme. Elles sont nécessaires au traitement et à la gestion du service proposé par la Plateforme à ses Utilisateurs.

Article 19. LOI APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE

Les présentes conditions générales de vente seront régies par la loi française. 

Tout différent relatif à l’interprétation et à l’exécution des prestations sera de la compétence exclusive du tribunal de commerce d’Aix en Provence.

La Société élit domicile siège social.

CONDITIONS GENERALES DE SERVICE B TO B

Les présentes conditions générales de service (les « CGS ») forment avec la proposition de collaboration NOTIS EVENT et le contrat de prestation de services (respectivement désignés la « Proposition de Collaboration » et le « Contrat de Prestation de Service », conjointement désignés « Conditions Particulières ») un ensemble contractuel dénommé ci-après le « Contrat », conclu d’une part entre :

NOTIS EVENT, SAS au capital social de 5000 euros, immatriculée au RCS de Aix-en-Provence sous le numéro 888 326 253, dont le siège social se trouve 355 Avenue Augustin Fresnel 13100 Aix-en-Provence, ci-après désignée la « Société » ou « NOTIS EVENT » 

Et 

Le client ayant la qualité de professionnel (le « Client ») des services NOTIS EVENT (ci-après désignés les « Services »).

NOTIS EVENT et le Client sont désignés ci-après, individuellement ou collectivement, la ou les « Parties ». 

La Société se réserve le droit de modifier les présentes CGS à tout moment. Toute nouvelle version communiquée au Client sera applicable à toute nouvelle proposition ou à tout avenant émis postérieurement à la date de sa signature.

Les Parties contractent en toute indépendance et être habilitées à conclure le Contrat. Elles excluent expressément tout affectio societatis. 

ARTICLE 1. ACCEPTATION DES CGS

Toute acceptation de la Proposition de Collaboration implique l’acceptation sans réserve des présentes CGS, qui prévalent sur tout autre document émanant du Client.

En cas de contradiction entre les Conditions Particulières et les Conditions Générales, les premières l’emporteront.

ARTICLE 2. OBJET

Le Contrat précise les obligations de chacune des Parties relativement à l’exécution des Services.

ARTICLE 3. DURÉE

Le contrat entre en vigueur à sa signature pour la durée d’exécution des Services telle que prévue dans le Contrat de Prestation de Services.

Les Parties ont convenu que survivent à la résiliation ou à l’expiration du Contrat, quelle que soit sa cause et sans que cela soit exhaustif, les dispositions des articles suivants : Confidentialité, Collecte et protection des données à caractère personnel, Limitation de responsabilité, propriété intellectuelle, Divers, Loi applicable et juridiction compétente.

ARTICLE 4. SERVICES

La Société propose les Services suivants en lien avec l’organisation d’évènements selon les besoins du Client, tels que précisés dans la Proposition de collaboration.

Ces Services sont notamment les suivants :

• Organisation et coordination d’évènements professionnels
• Conseils et expertise pour l’organisation d’évènements professionnels

ARTICLE 5. COMMANDE ET CONCLUSION DU CONTRAT

A la demande du Client, la Société établit une Proposition de collaboration, qui décrit la mission (Cahier des charges) et les tarifs (Honoraires Agence). 

La Proposition de collaboration contient également soit l’emplacement où le Client peut consulter les présentes CGS, soit les CGS dans leur intégralité.

L’acceptation par tous moyens de la Proposition de Collaboration emporte acceptation des CGS. L’acceptation de la Proposition de Collaboration vaut commande par le Client.

Après acceptation de la Proposition de Collaboration, la Société émet un Contrat de Prestation de Services au Client. Ce dernier devra être dûment signé par le Client, revêtu de son cachet et de la mention « Bon pour accord ».

La Société n’est tenue au commencement de sa mission qu’après signature du Contrat entre les deux Parties, et le cas échéant versement de l’acompte mentionné dans le Contrat de Prestation de Services.

La Société élit domicile à son siège social.

Toutes modifications du Contrat ne pourront être effectuées que par avenant.

Le Contrat conclu entre les Parties n’inclura sous aucune circonstance le détail (programme) de l’évènement organisé.

ARTICLE 6. PRIX ET MODALITÉS DE RÉGLEMENTS

• 6.1 Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi de la Proposition de Collaboration au Client. Ils sont libellés en euros. Ils sont calculés hors taxes pour la Proposition de Collaboration. La Société étant un prestataire de service, elle applique une TVA de 20% sur l’ensemble de ses factures.
• 6.2 Grille tarifaire : La Société se réserve le droit de modifier à tout moment sa grille tarifaire.
• 6.3 Modalités de paiements : Le délai de paiement est de un (1) mois à compter de la date d’émission de la facture. 

La Société se réserve le droit de demander un acompte de 30% de ses honoraires si nécessaire et en accord avec le Client, au sein de son Contrat de Prestation de Services. 

Dans le cas où un acompte doit être versé, La Société ne prendra pas à sa charge directement les différents postes de dépenses nécessaires au succès de la manifestation. En effet, la Société règlera les acomptes et factures aux différents sous-traitant par les recettes encaissées des sponsors et inscriptions participants. 

Dans le cas où l’acompte n’est pas demandé par la Société, l’ensemble de ses honoraires seront dus au plus tard six (6) semaines après l’évènement.

La Société établira et tiendra à jour un compte d'exploitation de l'événement qu’elle communiquera au Client chaque fin de mois puis chaque fin de semaine jusqu’au congrès.

En aucun cas, les paiements qui sont dus à la Société ne peuvent être suspendus ni faire l’objet d’une quelconque réduction ou compensation sans accord écrit de la part de la Société.

Au plus tard six (6) semaines après l’événement, la Société présentera au Client un bilan financier détaillé et définitif de l’opération. Ce bilan sera basé sur le montant HT des recettes et dépenses.

À défaut de paiement à l’échéance, des pénalités égales au taux directeur (taux Refi) semestriel de la Banque centrale européenne (BCE), en vigueur au 1er Janvier ou au 1er Juillet selon la date du contrat, majoré de dix (10) points : soit 10,05%.

Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

En application de l’article D.441-5 du Code de commerce, en cas de retard de paiement, le débiteur sera de plein droit redevable, à l’égard de son créancier, outre des pénalités de retard, d’une indemnité forfaitaire pour des frais de recouvrement de quarante (40) euros. Tout paiement qui est fait à la Société s’impute sur les sommes dues quelle que soit la cause, en commençant par celles dont l’exigibilité est la plus ancienne.

Les paiements sont effectués par chèques, virements ou par règlement en ligne. Les données demandées à l’occasion d’un paiement en ligne sont confidentielles et uniquement collectées aux fins de paiement.

• Par chèque bancaire à l’ordre de :

NOTIS Event

355, Avenue Augustin Fresnel 

13100 Aix en Provence

• Par virement :

Titulaire du compte : NOTIS Event

IBAN : FR76 1027 8090 6500 0202 7850 171

BIC : CMCIFR2A

Celui-ci doit être clairement identifié en indiquant le nom, prénom et numéro de facture du Client. Les frais de virements sont à la charge de l’intéressé. En cas de frais supportés par l’organisation, ils seront refacturés et majorés des frais de dossier.

ARTICLE 7. INTERVENTIONS DE SOUS-TRAITANTS

La Société aura la faculté, sous sa responsabilité, d’avoir recours à un ou plusieurs sous-traitants pour les besoins de l’exécution des Services, ce que le Client accepte. 

Le sous-traitant qui interviendra pour les besoins de l’exécution des Services s’est engagé auprès de la Société à avoir le même niveau d’engagement et de professionnalisme que la Société.

En cas de défaillance du sous-traitant, la Société est responsable, dans les conditions et limites fixées par les CGS, notamment à l’article 14, vis-à-vis du Client.

ARTICLE 8. OBLIGATIONS DES PARTIES

Les Parties collaborent en toute bonne foi aux fin de l’exécution des Services. 

Les Parties conviennent expressément que la Société ne sera tenue que d'une obligation de moyens pour l’exécution des Services.

La Société apporte à l’exécution des Services toute la diligence nécessaire, conformément aux usages de la profession.

Le Client s’engage à coopérer pleinement avec la Société aux fins de la bonne exécution des Services, et l’informe de toute modification de ses demandes dans les meilleurs délais. La Société ne sera pas en mesure de suivre les instructions du Client non prévue au Contrat ou délivrée tardivement au vu de la date de l’événement organisé. 

ARTICLE 9. ANNULATION

Les conditions d’annulation spécifiques à chaque évènement seront prévues au sein du Contrat de Prestation de Services.

En tout état de cause, si le Client résilie le Contrat après un délai de 14 (quatorze) jours ouvrés avant la date de début de l’évènement convenue au sein du Contrat de Prestation de services, les acomptes versés seront conservées par la Société et les dépenses engagées auprès de sous-traitants seront facturées au Client, nonobstant la réalisation de l’évènement. Dans le cas où la Société aurait récolté des recettes pour ledit évènement, celles-ci seront reversées au Client, déduction faite des sommes dues précitées (acompte et frais engagés pour les sous-traitants).

ARTICLE 10. RESILIATION

Les défaillances des Parties de nature à entraîner la résiliation anticipée du Contrat par l’autre partie, quelle que soit leur gravité, sont les suivantes : 

• Pour la Société, le non-respect des dispositions de l’article 8. Obligation de la Société. 
• Pour le Client, l’absence de paiement des Services conformément aux délais prévus à l’article 6.3. Modalité de paiement, l’absence de collaboration avec la société conformément à ses obligations prévues à l’article 8 et le non-respect de l’article 12. Propriété intellectuelle.

Dans les hypothèses susvisées, et en tout état de cause en cas de manquement grave aux obligations du Contrat, la résiliation anticipée résultera de plein droit et automatiquement d’une mise en demeure de la Partie créancière de l’obligation non suivie d’effet dans les deux (2) semaines suivant sa réception par la Partie débitrice.

ARTICLE 11. CONFIDENTIALITÉ

Chaque Partie s’oblige à garder confidentielles et à s’abstenir d’exploiter, directement ou indirectement, à toute fin autre que la bonne exécution du Contrat toutes stipulations contractuelles et toutes informations déclarées confidentielles ou obtenues dans le cadre de la négociation et de l’exécution du Contrat, dès lors que ces informations ont un caractère sensible notamment sur un plan financier, déontologique, économique, technique, commercial, ou concernant les techniques, moyens et procédés de l’autre Partie, pendant une durée de 3 (trois) ans suivant la résiliation ou l’extinction du Contrat pour quelque cause que ce soit. Chaque Partie s’engage à faire respecter cette obligation par ses préposés.

Il est entendu entre les Parties que la Société peut divulguer des Informations confidentielles du Client à son sous-traitant, dès lors que celui-ci a besoin de connaître lesdites informations pour la fourniture des prestations.

Le Client autorise expressément la Société à mettre en avant le travail réalisé pour lui à des fins de communication. Le sous-traitant est autorisé à mentionner le nom du Client dans ses références commerciales. 

ARTICLE 12. PROPRIETE INTELLECTUELLE 

Chaque Partie s’engage à respecter les droits de propriété intellectuelle de l’autre Partie. Chaque Partie s’engage notamment à respecter les marques et autres signes distinctifs de l’autre Partie, dans les limites permises par l’exécution des obligations du présent Contrat. Toute autre utilisation non prévue au Contrat sera soumise à l’autorisation préalable et écrite de la Partie titulaire des droits de propriété intellectuelle. 

En aucun cas les Parties ne pourront se prévaloir sur la base des Informations Confidentielles et Connaissances Propres d’une quelconque concession de licence d’un titre de propriété industrielle ou intellectuelle, ni d’un quelconque droit d’auteur, ni d’une quelconque possession antérieure selon la définition du Code de la Propriété Intellectuelle.

Chaque Partie demeure seule propriétaire des droits de propriété intellectuelle relatifs à ses Informations Confidentielles et Connaissances Propres, et demeure seule autorisée à déposer des titres de propriété industrielle sur lesdites Informations Confidentielles et Connaissance Propres. 

Pour les besoin du Contrat, le Client concède à la Société un droit d'utilisation de sa marque propre, nom commercial, ou tout autre signe distinctif qui lui est propre sur tous supports de communication nécessaires à l’exécution du Services, et permettant à la Société de présenter ses références client sur ses propres supports de communication. 

Le Client se porte garant auprès de la Société dans l’hypothèse ou un tiers considérait que cette utilisation des signes distinctif du Client porterait atteinte à ses droits de propriété intellectuelle.

ARTICLE 13. OBLIGATION D’ASSURANCE

La Société déclare être titulaire d’une police d’assurance auprès d’une compagnie notoirement solvable, présentant des garanties conformes aux standards de son secteur d’activité, couvrant sa responsabilité civile professionnelle et s’engage à le rester pendant l’entière durée du Contrat.

La Société s’engage à communiquer, à sa demande, une copie de son attestation d’assurance au Client.

La Société s’engage à avertir le Client en cas de modification ou de résiliation de cette police d’assurance.

ARTICLE 14. LIMITATION DE RESPONSABILITE

La Société a une obligation de moyen quant à la fourniture des Services tels que définis dans le Contrat. La Société n’a pas d’obligation de résultat quant au succès de l’évènement organisé. Sa responsabilité ne sera notamment pas engagée en cas de force majeure ou en cas de faute commise par le Client ou par un tiers.

Lorsque les délais sont convenus entre les parties, le Client ne pourra exiger de la Société aucune pénalité de retard pour l’une des actions détaillées dans la Proposition de Collaboration.

La responsabilité de la Société ne saurait être engagée en cas de non-conformité dans le déroulement d’une des actions détaillées dans la Proposition de Collaboration, ou d’un contenu (print ou web), une fois l’une des actions détaillées dans le Contrat de Prestation de Services ou un contenu ont été validés en amont par le Client. La validation par le Client provient d’un écrit de sa part ou de la validation de la Proposition de Collaboration, au début de la mission.

La Société ne pourra être tenue responsable, à quelque titre que ce soit, des dommages directs ou indirects, matériel ou immatériels, subis par le Client trouvant leur origine dans l'exécution du présent Contrat.

La responsabilité de la Société ne pourra être engagée en cas d'annulation de l'évènement due au fait du Client, au fait d’autrui ou à un cas de force majeure.

ARTICLE 15. FORCE MAJEURE

En cas de l’inexécution de l’une des obligations prévues au Contrat, la Partie débitrice ne sera pas considérée comme défaillante ni tenue à réparation, si l’exécution de l’obligation a été rendue impossible par un cas de force majeure entendu au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence.

ARTICLE 16. COLLECTE ET PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

En sa qualité de responsable de traitement, la Société conserve et traite des données à caractère personnel concernant le Client (comprenant celles de ses dirigeants et ses employés le cas échéant), conformément à la loi N°78-17 du 6 janvier 1978, telle que modifiée, et le règlement UE n°2016/679 dit « RGPD ». Les données du Client sont utilisées par les collaborateurs de la Société ou ses sous-traitants pour l’exécution du Contrat, ainsi que pour l’établissement, la gestion et le suivi de l’exécution des Services, à défaut de quoi le Contrat ne peut être conclu.

Les fondements juridiques du traitement sont l'exécution du contrat, l’intérêt légitime ainsi que le respect de toute exigence réglementaire ou légale. Les données du Client sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement, à savoir la durée du Contrat, augmentée d’un délai raisonnable pour la protection des intérêts juridiques de la Société à la fin du Contrat, et du délai de prescription des actions en justice ou de toute autre durée imposée par la loi.

Le Client, et, le cas échéant, ses dirigeants et employés concernés, ont le droit, sur présentation d’un justificatif d’identité, d'interroger la Société (à l’adresse : contact@notis-event.com) sur les données le concernant et les caractéristiques du traitement, ainsi que requérir une copie des données. Il peut également demander les rectifications, mises à jour, ou effacements des données inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, communiquer des instructions sur le sort de ses données après son décès, ainsi que s’opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à sa situation particulière ou requérir leur portabilité.

Le Client et ses collaborateurs pourront soumettre toute réclamation concernant le traitement susvisé auprès de la CNIL (www.cnil.fr).  

Le cas échéant, la Société est sous-traitante du Client au sens du RGPD dans le cadre du traitement des données personnelles des participants aux évènements. Dans ce cadre, la Société traite les données liées à l’identité et aux coordonnées des participants aux événements qu’elle organise pour le compte du Client. Le Client endosse la responsabilité de ce traitement spécifique, dans les conditions définies au sein d’un contrat de sous-traitance des données personnelles conclu entre les Parties et annexé au Contrat de Prestation de Service.

ARTICLE 17. DIVERS

Le Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre les Parties pour l’objet décrit. Il se substitue à tout accord antérieur verbal ou écrit entre les Parties relativement à cet objet. 

Les noms donnés aux articles et clauses des CGS sont donnés à titre de commodité. 

L’éventuelle nullité d’une clause n’emporte pas nullité de l’entier article au sein duquel elle est insérée ou de l’ensemble des CGS. 

ARTICLE 18. LOI APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE JURIDICTION

Les présentes conditions générales de vente seront régies par la loi française.

Tout différent relatif à l’interprétation et à l’exécution des Services sera de la compétence du tribunal de commerce d’Aix en Provence, ou toute autre juridiction compétente du ressort de la Cour d’appel d’Aix en Provence si la nature du litige l’exige.